Alapfunkciójuk, hogy egy tanácskozás, kerekasztal megbeszélés résztvevői mikrofonpultjaik révén hozzászólhatnak a konferenciához, valamint a mikrofonpultba épített hangszóró segítségével hallhatják mások hozzászólását. A mikrofonpultok kialakításuk szerint lehetnek delegátusi vagy elnöki egységek. Az elnöki egységek további funkciókkal rendelkeznek, pl. a résztvevők mikrofonjainak némítása, elsőbbséget élvező hozzászólások indítása. A konferenciarendszerek ezen felül számtalan lehetőséggel isbővíthetők: szavazások lebonyolítása, az elhangzottak rögzítése, a résztvevők biometrikus vagy kártyás azonosítása, beépített érintés érzékeny kijelző, kameravezérlés, stb. A konferenciarendszerek egy része tolmácsrendszerekkel is integrálható. A hozzászólói egységek vezetékes, vagy vezetéknélküli módon kapcsolódhatnak a konferenciarendszer központjához, és léteznek asztalba építhető vagy asztalra helyezhető egységek. Vezetéknélküli esetben a készülékek akkumulátorról működnek, a töltésre külön töltő- és tároló táskák szolgálnak. A vezetéknélküli kivitel gyors telepíthetősége miatt mobil használatra is alkalmas.A legmodernebb konferenciarendszerek IP alapon kommunikálnak, közvetlen hozzáféréssel bírnak az internethez, valamint különböző multimédiás tartalmak (pl. szöveges dokumentumok, képek, videók, táblázatok, stb.) megjelenítésére, kezelésére is alkalmasak.